开会时，对会议组织者来说，吃的场合易于保持一种积极的氛围或者说为创造这样一种氛围提供了机会。食物饮品能将人们引入某一区域，招待会更是人们建立联系的一个极好工具，而有些聚餐就是为了充当“破冰船”来打破僵局。具体到某个会议，其目的和目标以及预算开支情况会帮组织者决定每次聚餐都需要什么样的餐饮服务。        由于餐饮项目是要写入合同的，因此在签订合同之前就要计划好这些项目，而打算在会议期间临时安排的餐饮活动尽量不要写入合同中。另一方面，如果有些活动事先不计划到合同中，那么就要考虑临时安排的活动场地问题。合同签订后，将餐饮活动由某一天晚上改为另一天举行是允许的，但是如果取消则是需要承担财务风险的。

一．在预算内设计菜单
1、设计菜单时要考虑花在餐饮上的预算开支有多少，最好的办法是和餐饮部经理、会议服务部经理、餐饮主管等仔细商量。在选菜时还必须考虑与会议的既定目标和目的相符。六点建议：
考虑会议类型和会议目标；
考虑娱乐因素（发言人、音乐、跳舞）；
考虑较受欢迎的菜，新口味或特色菜品，还要考虑当地是否能提供；
考虑房间的大小，聚会人数的多少，以及聚会场所；
考虑服务类型和客人背景；
考虑计划的聚餐时间长短。

二．餐饮活动包括以下几种形式
1、早餐：早餐事物范围的选择范围很大。可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。品种多样的自助早餐会让人“各食所需”。
2、会场休息期间的茶点。一般供应咖啡、茶或其他饮料，有时有食品，有时没有，可根据会议安排来确定。
3、午餐：午餐如何安排，主要看下午计划做些什么。一般来说，午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。
4、正式晚餐：晚餐食物的选择比较宽松，工作了一天，可以轻松欢宴了。
5、招待会：它可以作为正式餐宴的引子，也可以仅举行招待会。招待会的目的决定招待会的食品选择。
为将以上工作做好，应努力为与会者选择健康型的、美味的、人们爱吃的配餐，以便会议期间的每一天，与会者们都感到精力饱满，心情愉快。
 
三．时间上的协调
1、会议筹划人员与酒店或其他机构的协调对会议的各项活动的顺利进行是很重要的。如果会议上午的活动没能按计划进行，那么似乎午餐也会与时间脱节（或提前或推迟），这些临时变化都必须及时告知会议服务经理，以便厨房能按新的时间安排来调整行动。
2、娱乐安排
　　会议一般要为与会者及其随行人员安排一次或几次特别活动。特别活动可以是在会议正在召开时组织与会人员进行的项目，也可以是会议期间专门安排的与会者及其随员共同参加的活动。
了解与会者的身份：
　　为与会者安排活动之前要了解他们的身份背景。他们是否与去年的与会者一样？今年的新的与会者，可以为他们安排以前成功的活动吗？如果与会者还是去年那一群人，那么活动不必比去年的更大或更好，但却必须与去年的活动有所不同。
　　由于不同会议的与会者有不同的性格特点，所以计划的主要责任就是活动要适合与会者的口味。
　　会议期间可以安排的特别活动一般有：湖南观光旅游；晚上宴会；看地方戏曲；欣赏当地民族晚会演出；轻体力运动聚会；聚餐；庆祝舞会；参加地方传统节日活动等等。