会议整体服务[会议会展]

一、场地
说起会议,我们第一点想到的就是场地问题,在那里开会?这是一个关键的元素。一个好的会议会展场所对会议的整体形象和质量起着显著的效果。
对场地,我们本着与人为本的原则:
·通过与您沟通,为您找寻一个适当的合乎身份地位的而且是合适预算的场所。
·负责为您租租订会议或展览场所,布置场地和撤场。同时规划休息室及贵宾室等。
·为了让您更清楚的了解整个会议情况,我们为您提供会场的布置设计平面图,立体图,设计配置图等。这样可以方便您善用场地周边的条件来进行整体规划。
    二、规划
·协助组委会,大会秘书处的成立
·会议议程表的撰写,中文英文还是中英文?
·参会人员的邀请函,发言者的讲稿设计。
·搞要的规划,表格设计,审稿流程
·现场的会议记录
·如何邀请首长莅临演讲?适合邀请那一位呢?致词稿怎么撰写?
·会议和展览要如何制造连接线,动线如何安排,才能使与会者和参展者能相互交流?
    三、印刷品
·协助您进行大会 CIS 的设计规划,设计出贴切表达主办者的专业,创意,热情的 LOGO 。
·协助您创意设计大会手册,论文集,邀请卡,出席证,大会的信纸信封等。
    四、报名
·我们为您提供报名表格的设计,结合与会者的个人详实资料和大会议程,收费标准,旅游活动等整和规划,一张 A4 就能清楚每个与会者的资料。
·我们协助您在银行设立专门帐户收费,方便与会者的缴费,大会秘书处对收支状况的进度了解。
·协助发出邀请信,注册回函,邀请函等。
·联络和确认外宾,接送飞机火车及住宿安排,外宾等服务。
   五、网络
·通过我公司网站或大会专属的网站,宣传会议或展览,活动的举办。
·通过线上活动的规划设计,策划社群性的议题或活动,达到宣传的效果,增加报名参展的人数及教育的功能。
·建立策略联盟,做一个网站其实并不难,主要是怎么让这个网站具备会议的生命力,怎么去经营它?怎么利用其它的有利网站来让他更有宣导性和交流性呢?如何创意制造一个有利的议题,不用买广告也能达到宣传效果。
·协助联系会展经纪人,透过全球会议网的会员数据库来招商,招展。
·协助联系讲演者经纪人,透过全球会议网的讲师数据库找到合适的讲师可能透过全球会议网的专业经纪人与大会协商参与细节。
·网络转播,大会可透过网络的转播传达大会或是展览的内容,不论是实时转播或是会后转播,使现代科技得到实际运用。
  六、会场布置
佛要金装,人要衣装,会议,展览或是活动也是要 “ 装妆 ”
·协助安排宣传旗帜,如何运用颜色,尺寸,等明显地设计,使会议,展览是活动达到大众宣传的实质目的。是要长的?横的?多少面才有效益呢?摆在哪里?跟谁申请公文呢?
·大会的放口处是与会都进出的首先印象,如何运用适当的材质及高度,大小设计简单,稳重,创意,国际的标的物,清楚地表达大会主办单位的用心和精神。
·报到台,眼睛和嘴巴是一个人到达一个陌生的地方时最常用的器官,报到台的设计要如何规划才能明显地被注意呢?是用英文字母的顺序为排序为排列吗?是用国外,国内呢?需要有现场报名的属位置吗? …… 等等
·协助安排花艺,花草是软性的视觉注意力,如何运用花艺的规划适当的表达会场的气氛,鲜活而不失庄重。
·眉目板,会议室或是展览室内的眉目板一定要放在正对与会者的对面正中间吗?颜色会不会轻浮了呢?用红布条洽当吗?
会场布置有各种不同的办法,不同的表达。重要的是把钱花在刀口上的 “ 化妆 ” 是让会议或是展览或是活动达到生命力的表张。
  七、礼品
·贵宾,与会者,记者的礼品一样吗?有时候不同的纪念品更能表达会务组的用心。
·大会资料袋,出席证的设计也是一种大会礼品的巧妙设计。
  八、节日旅游规划
·配合大会的主题及整个 CI ,协助开闭幕典礼,晚宴的适当规划。其中有主题晚会,联欢晚会等形式参考。
·主题性的旅游会使与会者或是其家属感到地主国的热情。交通的状况,景点的安排,甚至是保险,都需要巨细靡遗。
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